Project Manager

Hi, are you experienced enough to manage multiple projects and dynamic team?

If yes, you might be the one for us with the following qualifications:

1. Male/Female, 25-40 years old
2. Having Bachelor or Master degree from all majors
3. A minimum 5-year work experience in national or international NGO(s)
4. Proficient in written and oral English skills
5. Well-experienced to manage tight-deadline projects
6. Experienced in designing and implementing technology and human behavior-based project
7. Well experienced to manage UN, USAID, DFAT projects as well as similar ones
8. In addition, being a humanist is highly considered for this position.
9. Well understanding of project finance management
10. Able to formulate risk probability as well as to design its mitigation
11. Achievement-oriented, supported with good leadership and teamwork skills
12. Proper coping strategy in stress management.

Job-Description:

Communication with donors

• Conduct regular updates regarding the progress and constraints to donors.
• Communicate regarding changes that have occurred in both programs and budgets.
• Respond to all questions related to the administration and substance of the projects.
• Be the liaison between PeaceGen and donors.
• Find solutions toward technical and administrative problems.
• Ensure a strong relations between PeaceGen and donors

Coordination of all programs

• Ensure that all programs are coordinated and run according to PeaceGen and donor regulations.
• Ensure that all programs run according to the plan and time prepared.

Internal coordination

• Ensure that information is circulated to the internal team.
• Monitor the implementation of regular meetings.

Budget monitoring

• Check the budget with the finance team to ensure that the budget is issued in accordance with the project plan.
• Ensure the invoice collection time is in accordance with milestone and or project progress.
• Find alternative solutions in case of problems with the program team related to financial administration.

Reporting

• Ensure that the substance of the reporting is in accordance with field conditions.
• Ensure that the report is written in a positive tone so that it does not cause excessive concern.
• Ensure that the report is submitted on time.

Quality and substance control

• Ensure that the project is on track, according to the contract and planning.
• Ensure that the project has a good quality process and results (accountable, coordinated, appropriate substance).
• Ensure that the execution time is in accordance with the contract and planning. If there is a change, the best alternative shall be found.

Legal & Adm

• Ensure that the scope of work and budget are in accordance with the contract.
• Approve works that require authorization.
• Ensure project administration before it is distributed to outside parties (donors/partners).

Writing a funding proposal

• Help write program proposals for donors.
• Coordinate tasks with the individuals involved.
• Report writing progress to the director.
• Prepare all administrative requirements.

Should you be interested, please reach us out before 20 February 2021 (or when reaching the quota)

Are you a qualified candidate and ready to join? Let’s Start! →

***

Hai, Kamu berpengalaman dalam mengelola proyek dan Tim?
Kami sedang mencari individu dengan kualifikasi berikut:

1. Laki – laki/Perempuan 25 – 40 tahun
2. Pendidikan minimum S1 dari semua jurusan
3. Memiliki pengalaman kerja minimal 5 tahun pada NGO nasional/internasional
4. Memiliki kemampuan Bahasa Indonesia dan Inggris yang baik (lisan maupun tulisan)
5. Terbiasa mengelola berbagai proyek dengan waktu yang ketat
6. Pernah mengelola proyek berbasis teknologi dan perilaku manusia
7. Memiliki pengalaman dalam mengelola proyek DFAT, USAID, UN dan atau lembaga sejenis
8. Humanis dan dapat membangun tim dengan baik
9. Memahami pengelolaan keuangan proyek dengan baik
10. Mampu merumuskan kemungkinan risiko dan merancang mitigasnya
11. Memiliki achievement orientation, leadership skill dan teamwork yang sangat baik
12. Memiliki coping strategy yang baik dalam mengelola stres

Deskripsi Pekerjaan:

Komunikasi dengan donor

• Melakukan pembaharuan berkala terkait progres dan kendala yang dihadapi kepada donor.
• Berkomunikasi terkait dengan perubahan yang terjadi baik program ataupun anggaran.
• Merespon segala pertanyaan terkait dengan administrasi dan substansi proyek.
• Menjembatani komunikasi antara PeaceGen dengan donor.
• Mencari penyelesaian jika terjadi permasalahan teknis ataupun administrasi.
• Memastikan hubungan baik antara PeaceGen dan donor.

Koordinasi seluruh program

• Memastikan seluruh program terkoordinasi dan berjalan sesuai dengan regulasi PeaceGen dan donor.
• Memastikan seluruh program berjalan sesuai dengan rencana dan waktu yang disusun.

Koordinasi internal

• Memastikan informasi disirkulasi kepada tim internal.
• Memantau pelaksanaan pertemuan rutin.

 Pemantauan anggaran

• Melakukan pengecekan anggaran bersama tim finance untuk memastikan anggaran dikeluarkan sesuai dengan perencanaan proyek.
• Memastikan waktu penagihan invoice sesuai dengan milestone dan atau perkembangan proyek.
• Mencari alternatif penyelesaian jika terjadi kendala pada tim program terkait dengan administrasi keuangan.

Pelaporan

• Memastikan substansi pelaporan sesuai dengan kondisi dilapangan.
• Memastikan laporan ditulis dengan tone yang positif sehingga tidak menimbulkan kekhawatiran berlebih.
• Memastikan laporan dikumpulkan tepat waktu.

Kontrol kualitas dan substansi

• Memastikan proyek berada pada jalur yang tepat sesuai dengan kontrak dan perencanaan.
• Memastikan proyek memiliki kualitas proses dan hasil yang baik (dapat dipertanggungjawabkan, terkoordinasi, substansi sesuai)
• Memastikan waktu pelaksanaan sesuai dengan kontrak dan perencanaan. Jika terjadi perubahan dapat mencari alternatif terbaik.

Legal & Adm

• Memastikan ruang lingkup pekerjaan dan anggaran sesuai dengan kontrak.
• Memberikan persetujuan pada pekerjaan yang memerlukan otorisasi.
• Memastikan administrasi proyek sebelum disebar kepada pihak luar (donor/ mitra)

Menulis proposal pendanaan

• Membantu menulis proposal program untuk donor.
• Mengkoordinasikan tugas dengan individu yang terlibat.
• Melaporkan perkembangan penulisan kepada direktur.
• Mempersiapkan seluruh administrasi persyaratan.

Batas registrasi: 20 Februari 2021 (atau sampai kuota terpenuhi)

Kamu adalah kandidat terbaik dan siap bergabung? Mari Mulai! →